6698 SAYILI KANUN UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Değerli Danışan/Ziyaretçi/Hizmet Alan/Tedarikçi/Temsilcileri, Çalışanları veya Adayları/Çalışan/Çalışan Adayı;
Yenikale Mah. Aktuğ Sk. No:6 İç Kapı No:1 Narlıdere/İzmir adresinde mukim, 220701 sicil numarası ile İzmir Ticaret Sicili’ne kayıtlı, Balçova Vergi Dairesi 6091032047 vergi kimlik numaralı Link İnsan Kaynakları ve Medikal Danışmanlık Ticaret Limited Şirketi, “Link” olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri sorumlusu sıfatı ile kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun olarak işlenmesine ve veri güvenliğinin sağlanmasına büyük önem vermekteyiz.
Bu kapsamda Kanun çerçevesinde “Link” ile ilişkili tüm gerçek kişilere ait her türlü kişisel verinin hukuka uygun olarak işlenmesi ve muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktayız. Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen haller çerçevesinde Kanun ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmektedir. Kanun kapsamında kişisel verileri işlenenler, işbu aydınlatma metnini inceleyerek, “Link” tarafından veri sorumlusu sıfatıyla toplanılan kişisel verilerin neler olduğu, işlenme amaçları, aktarılabileceği kişiler, toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ile söz konusu kişisel verilere ilişkin haklarınız hakkında bilgi edinebilirsiniz. İşbu aydınlatma metni ile bu hususlarda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. Maddesi uyarınca bilgi verilmekte ve aydınlatma yükümlülüğümüz yerine getirilmektedir.
1- İşlenen Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz
GENEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER
Ad-Soyad, TC kimlik numarası, nüfus cüzdanı ve ehliyette yer alan kimlik bilgileri, İmza beyanı vb. kimlik bilgileri
Telefon numarası, Adres, E-posta adresleri, İşyeri adresi, İnstagram hesap adı, Ulaşılacak kişi bilgisi, varsa Kep adresi vb. iletişim için kullanılan veriler
Çalışmalarda kullanılan envanter sonuçlarına dayan yetkinlikler, eğilimler, yeterlilikler, ilgi alanları, psikometrik değerlendirmeler
Çalışmalar sonrasında ilgili kişinin gözlemlenen güçlü yönleri, gelişim alanlarına dair yazılan değerlendirme raporu
Eğitim programları ve toplantı içeriğini oluşturmak, uygulanan etkinlikleri değerlendirmek, hizmet geliştirmek amaçlı katılımcıların görüş ve beklentilerini değerlendirmek üzere katılımcıların doldurması için anketler
Sosyal medya platformları nezdinde uygulanan anketler
Çalışanların çalışma hayatı ile ilgili süre, ücret, işle ilgili bilgiler, SGK sicil no vb.
Şirketin taraf olduğu dava dosyalarında yer alan ve adli makamlarla yazışmalarda bulunan kişisel hukuki bilgiler
Gerçek kişilere ait fatura bilgileri vb.
Banka hesap bilgileri, borç sebebi, borç tutarı, Sigorta Sicil No, vergi kimlik numarası bilgileri
Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen veriler
Eğitim bilgileri, yabancı dil bilgileri, iş deneyimleri, sürücü bilgisi, meslek, okul/bölüm, referanslar, eğitim durumu, iş deneyimleri, yabancı dil, sürücü belgesi, referans, yetkinlikler, yetenekler, eğilimler, yeterlilikler, ilgi alanları, iş yerindeki davranışlar, psikometrik değerlendirmeler
IP adres bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri v.b. çerez kayıtları
Merkez adreste bulunmaya dair lokasyon bilgileri vb.
Görsel ve işitsel kayıtlar, ses ve kamera kayıtları, Ölçme-Değerlendirme Merkezleri ve Gelişim Programları sırasındaki fotoğraf, ses, video kayıtları
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER
Sağlık Bilgileri, kan grubu, işgörmezlik belgesi, kaza bilgileri, sağlık raporları, cinsel hayatı
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri
Adli sicil kaydı bilgileri
Irkı, etnik kökeni, biyometrik ve genetik veriler
Kılık ve kıyafet ile ilgili bilgiler,
Siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları
Dernek, vakıf ve sendika üyeliği bilgileri (sivil toplum kuruluşları üyelikleri dahil)
2- Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, Link tarafından aşağıda yer alan amaçlar kapsamında işlenebilecektir:
- Gerçek veya tüzel kişi kurum ve kuruşların çalışanlarını işe alım, terfi, yetenek yönetimi ve planlaması, çalışanları eğitim ve geliştirme, potansiyellerini ortaya çıkarma ve geliştirme amaçları doğrultusunda Ölçme ve değerlendirme, Gelişim, Yönetici Koçluğu ve Geri Bildirimleri, Mentorluk, Eğitim ve Gelişim Programları, vb. faaliyet süreçlerinin yürütülmesi
- Gerçek veya tüzel kişi kurum ve kuruşlar adına işe alım öneri veya alım süreçlerinin yürütülmesi
- Doğrudan danışmanlık ve ekip gelişim programları sureti ile tıp bilimleri danışmanlığı ve ilgili departmanların performansını iyileştirme süreçlerininin yürütülmesi
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
- Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
- Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
- Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
- İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
- Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
- Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
- Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Ücret Politikasının Yürütülmesi
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
- Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi
3- Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Toplanma Şekli ve Verilerinizi İşlememizin Hukuki Dayanakları
Link kişisel ve özel nitelikteki verileri, hukuki yükümlülüklerin yerine getirmek, Danışan/Ziyaretçi/ Hizmet Alan/Tedarikçi/Temsilcileri, Çalışanları veya Adayları/Çalışan/Çalışan Adayı ile sözleşmenin ifası, kanunlarda öngörülen nedenler ve meşru menfaati gereği talep etmek suretiyle veya Danışan/ Ziyaretçi/ Hizmet Alan/Tedarikçi/Temsilcileri, Çalışanları veya Adayları/Çalışan/Çalışan Adayı tarafından Link’e sözlü, fiziksel veya elektronik ortamda iletilmek veya online görüşme ses veya kamera kayıtları aracılığıyla fiziksel veya elektronik olarak toplamaktadır.
İş başvuru formları, Link’e ibraz edilen muhtelif bilgi, özgeçmiş ve belgeler, Link’e ait internet sitelerinde yer alan iletişim, üyelik ve benzeri çevrimiçi formlar (söz konusu formlar için gerekli olan bilgilerin yanı sıra kendi rızanız ile eklediğiniz geri bildirim ve benzeri içeriklere haiz bilgileriniz), insan kaynakları, muhasebe ve iş süreçlerinde Link nezdinde oluşturulan bilgi ve belgeler, faturalar, irsaliyeler, fiyat teklif formları, Link’e iletilen posta ve e-postalar, Link’in hizmet verdiği yahut hizmet aldığı kişi ve şirketler ile iş ortakları, hizmet/ürün tedarik ettiği firmalar gibi üçüncü kişiler, kurumsal iletişim hesapları, müşteri(iş başvurusu yaptığınız şirket) aktarımları, çevrimiçi ve yüz yüze yapılan görüşmelerdeki ses ve video kayıtları ve fotoğraf çekimleri, internet sitelerimizi ziyaret, güvenlik kameraları ile vb. veri toplama yollarıdır.
Kişisel ve özel nitelikli veriler 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde yer alan kanunlarda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası, Linkin hukuki sorumluluğu, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması, kişisel verinin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati ve açık rıza şartlarından en az birinin var olması durumunda işlenmektedir.
İşlenmesinde; (i) hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, (ii) doğru ve gerektiğinde güncel olma, (iii) belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenme, (iv) işlendikleri amaçla, bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, (v) ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uyulmaktadır.
4- Yurtiçinde Bulunan Üçüncü Kişilerle Paylaşım
Link, veri sorumlusu sıfatıyla elde ettiği verileri 6698 sayılı Kanun'un 8. maddesinde sayılan hukuki gerekçeler kapsamında, yukarıdaki amaçlar kapsamında aşağıdaki kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşabilmektedir.
Kanunlardan doğan yasal zorunluluklara ilişkin veriler Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile, Gerçek veya tüzel kişi kurum ve kuruşların çalışanlarını işe alım, terfi, yetenek yönetimi ve planlaması, çalışanları geliştirme amaçları doğrultusunda Ölçme ve Değerlendirme, Gelişim Merkezi, Yönetici Koçluğu ve Geri Bildirimleri, Mentorluk, Eğitimler vb faaliyet süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, gerçek veya tüzel kişi kurum ve kuruşlar adına işe alım öneri veya alım süreçlerinin yürütülmesi amaçları doğrultusunda gerçek veya tüzel kişi kurum ve kuruşlar ile, çalışanlara ait ad, soyad ve IBAN bilgileri, maaş ödemelerinin gerçekleştirilebilmesi amacıyla Banka ve bu bilgilere ilave olarak özlük bilgileri mali müşavirler ile, muhtemel iş davalarına ilişkin kimlik, iletişim ve hukuki işlem bilgileri avukatlar ile, Sağlık bilgileri gibi özel nitelikli kişisel veriler sözleşmeli doktorlar ile paylaşılabilmektedir.
5- Yurt Dışında Bulunan Üçüncü Kişilerle Paylaşım
Şirket, veri sorumlusu sıfatıyla elde ettiği verileri 6698 sayılı Kanun'un 8. maddesinde ve 9. Maddesinde sayılan hukuki gerekçeler kapsamında paylaşabilmektedir. Bu paylaşımlar yukarda sayılan amaçlarla iş başvurusu yaptığınız müşterilerimizle paylaşılmaktadır.
Kişisel veriler Link’in iş amaçlı kullandığı bilgisayarları aracılığıyla ihtiyaca göre Apple iCloud, Google Drive, Microsoft One Drive gibi, bulut depolama sistemlerinde depolanmaktadır.
Hizmet aldığımız sunucuların (server) yurt dışında bulunması nedeniyle, e-posta yoluyla (mail sunucusu), doğrudan kendi platformundan veya bu mail sunucusu üzerinden veri alan online toplantı araçları (zoom, MS Teams, Google Meet gibi), yurt içi dahil yapılan kişisel veri paylaşımlarımız; ölçme ve değerlendirme, gelişim, koçluk, mentorluk, eğitim vb süreçlere ilişkin verileriniz, kimlik, iletişim, özlük(bordro bilgileri) ve finansal verilerinizin yurt dışına aktarılmasına sebep olmaktadır. Tüm bu aktarımlar sadece e-posta ile iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, hosting hizmetleri amacı ile veri güvenliğiniz sağlanarak ve gerekli tedbirler şirketimizce alınarak yapılmaktadır.
Bu paylaşım yurtdışı üçüncü kişiye ait entegre olan ek hizmetlerin kullanılmasının doğal bir sonucudur.
6- Veri Saklama ve İmha
Link, kişisel ve özel nitelikteki verileri aşağıdaki ortamlarda saklayabilmektedir:
Fiziksel ortamlar, Birim dolapları, Arşiv, Kâğıt Yazılı basılı, Görsel ortamlar vb herhangi bir kişisel veri içerir bilgi veya belgenin basılı kâğıt ortamında dosyalama yöntemi ile tutulması anlamında gelmektedir.
Elektronik ortamlar, verilerin sayısallaştırılarak aktarıldığı kapalı ve açık bilgisayar ağları başta olmak üzere her türlü ortamı (Mobil cihazlar Cep telefonu, tablet, Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb., Yazılımlar ofis yazılımları Windows Office 365 vb, Bilgi güvenliği cihazları güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb., Kişisel bilgisayarlar Masaüstü, dizüstü, Optik diskler CD, DVD vb., Çıkartılabilir bellekler USB, Hafıza Kart vb., Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi vb.) ifade etmektedir.
Kişisel Verileri Koruma Kanunu 4. Madde uyarınca, Şirket faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
213 Sayılı Vergi Usul Kanun’u,
2004 Sayılı İcra İflas Kanun’u,
4857 Sayılı İş Kanun’u,
5237 Sayılı Türk Ceza Kanun’u,
5510 Sayılı SSGSK Kanun’u,
5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
6201 Sayılı Türk Ticaret Kanun’u,
6098 Sayılı Borçlar Kanun’u,
6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanun’u,
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u, ilgili yönetmelikleri gereği ve bunlarla sınırlı olmamak üzere yayınlanan diğer mevzuat hükümleri, İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
Çalışma Bakanlığı ve SGK müfettişlerince yapılan denetimlerde,
Ayrıca mahkeme ve bilirkişi incelemelerinde sunmak üzere,
Yerel kolluk kuvvetleri ve idari müdürlüklerce istenmesi durumunda,
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için yasal teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel verilerin saklama yöntemine uygun olan silme, karalama, yırtma, dijital komutla, anonim hale getirme vb yollar ile imhası sağlanmaktadır.
7- Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız ve Talepleriniz
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, www.linkdanismanlik.com adresinden ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’ nu doldurarak internet sitemizde yer alan mail adreslerimize iletebilirsiniz; veyahut Yenikale Mah. Aktuğ Sk. No:6 İç Kapı No:1 Narlıdere/İzmir adresinde mukim veri sorumlusuna elden/posta/noter kanalları ile iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
Link İnsan Kaynakları ve Medikal Danışmanlık Tic. Ltd. Şirketi